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E-Mail Software

Jeder E-Mail-Hosting-Anbieter ist mit einem Server verbunden. Der Server ist die Hardware des Anwendungsdienstes und erhält in weltweit verteilten Rechenzentren alle über den Anbieter verschickten E-Mails und Anhänge. Die Anbieter sind in drei Kategorien gegliedert: 

  • Webmail-Anbieter, wie z.B. Gmail, GMX oder Outlook
  • Internetanbieter, wie 1&1 und T-Online
  • Webhosting-Anbieter, wie Hostinger und Domain Factory

Die von den verschiedenen Anbietern angebotenen Programme heißen E-Mail-Software oder Client. Sie können als Desktopanwendung oder über einen Browser betrieben werden. Als installierte App lassen sie sich einfach und schnell bedienen. Dazu werden die E-Mails der Nutzer*innen vom Server heruntergeladen. Um sich mit dem Server verbinden zu können, benötigt die Software in beiden Fällen einen Internetzugang.

Neben den regulären Funktionen, wie dem Versand und Empfang von Nachrichten bieten Clients in der Regel weitere Features, die eine Verwaltung von Adressbüchern, Ordnern und Anhängen erlauben und Nutzer*innen Regeln erstellen lassen, wie beispielsweise die automatisierte Ablage von Nachrichten definierter Absenderadressen. Auch eigene Nachrichten können als Abwesenheitsnotiz automatisch abgeschickt werden.

Neben individuellen Add-on-Features lassen sich E-Mail-Softwares in der Regel auch mit anderen Programmen verknüpfen. Besonders im Bereich des Büromanagements etabliert sich diese Methode derzeit. Die Koppelung der Programme hat den Vorteil, dass E-Mails in die bürointerne Struktur eingebunden und entweder manuell oder automatisch synchronisiert werden können. Das trägt zu einem transparenten Austausch bei und ermöglicht die direkte Verbindung zwischen Task-Management und zugehöriger Korrespondenz.

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