Projektmanagement: Arbeiten im Team

Für den langfristigen Erfolg von Teams ist die interne Kollaboration entscheidend – die Art, wie Menschen gemeinsam arbeiten. Mit einer guten Struktur, sinnvollen Tools und klaren Prozessen wird Zusammenarbeit im Büro nicht zur Last, sondern zur gemeinsamen Stärke. Es braucht transparente Rollen- und Aufgabenverteilung in und zwischen den Teams, einen zentralen Wissensaufbau und ein kontinuierliches Wissensmanagement, strukturierte und nachvollziehbare Entscheidungen und Ziele sowie eine bestenfalls automatische Dokumentation der Abläufe und Entscheidungen. Das sind die Kernpunkte eines empathischen Teammanagements.

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Empathisches, förderndes Teammanagement

Das Management in der heutigen Zeit ist weit mehr als ein bloßer Verwaltungsakt und beschreibt eine äußerst umsichtige und tiefsinnige Aufgabe. Umsichtig, weil es nicht genügt, nur Talente einzustellen und einzuarbeiten. Man muss sie in Teams zusammenbringen, motivieren, ihre Stimmung erfassen. Sie dabei unterstützen, über sich hinauszuwachsen, Verantwortung zu übernehmen – und gleichzeitig jene in Ruhe lassen, die das nicht möchten. Tiefsinnig, weil Talente nicht nur Ressourcen, sondern vor allem menschliche Wesen sind. Es geht darum, ihre Handlungen nicht vorschnell zu bewerten, Menschen nicht zu kategorisieren, sondern ihre Stärken zu fördern und ihre Bedürfnisse zu erkennen sowie diese mit Fingerspitzengefühl und Respekt einzuordnen. Wir brauchen eine neue Geschäftswelt, in welcher Zahlen und Geld nicht alleine entscheiden, sondern in der sie lediglich Hinweise geben dürfen. Eine Welt, in der Unternehmen und Leistungen dem Menschen – der Allgemeinheit, nicht dem Einzelnen – dienen.

Organisation von Teams

Das Team und seine Individuen können sich sehr unterscheiden. Um herauszufinden, wie Aufgaben und Rollen im Team am besten verteilt sind, welche inneren und äußeren Organisationsstrukturen sich eignen und wie der Wissensaustausch und die Kommunikation zwischen den Beteiligten gut funktionieren, lohnen sich folgende Fragen:

• Was für ein Team haben wir? 
• Wer übernimmt welche Rolle?
• Wo arbeitet dieses Team?
• Was tun die Kolleginnen und Kollegen – und was brauchen sie dafür?
• Wie viel Informations- und Wissensaustausch findet zwischen ihnen statt – und ist das zu viel oder zu wenig?
• Ist die Kommunikation fortlaufend oder punktuell und ohne Nachverfolgung?
• Gibt es abteilungsübergreifenden Dialog – oder arbeitet jeder für sich?

Kommunikationslinien

Stellen Sie sich die Organisation Ihres Unternehmens konzentrisch vor, wie ein Spiegelei in einer Pfanne:

• Der innerste Kreis, das Eigelb, repräsentiert interne Abteilungen wie Personal oder IT.
• Der mittlere Kreis, das Eiweiß, steht für Ihre Planerinnen und Planer – jene, die im Tagesgeschäft den Wert schaffen und Umsätze generieren.
• Der äußerste Kreis, die Pfanne, repräsentiert das Außen: Ihre Kunden, Partner, Dienstleister.

Dazwischen verlaufen Prozesse – intern und extern. Die Kommunikationslinien verlaufen dabei in zwei Richtungen: nach innen und nach außen. Die bidirektionale Kommunikation ist also einer der wichtigsten Parameter für erfolgreiche Kollaboration und erfordert sowohl die oben genannte Organisation und Haltung als auch die technische, digitale Infrastruktur.

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Digitale Tools für die Teamzusammenarbeit

Die IT-Architektur für Kollaboration ist abhängig von Bürogröße und Projekttyp und kann folgende Bestandteile haben:

• BIM: für Planungsdaten, modellbasiertes Arbeiten
• CAD: Geometrische Entwurfsdaten
• AVA: Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung
• ERP: Projekt- und Ressourcensteuerung
• CRM: Kontakte, Kommunikation, Vertrieb, Nachverfolgung
• DMS: Dokumente, Versionen, Zugriffssteuerung
• Kommunikationstools (Teams, Bitrix): Besprechungen, Aufgaben, Austausch

Bedeutung der Tools

Die Digitalisierung der internen Kollaboration hat viele Vorteile. Informationen werden zentral erfasst, sodass weniger Rückfragen, Dopplungen von Dateien oder veraltete Versionen entstehen. Die Einarbeitung gelingt leichter und entlang gleicher, vordefinierter Standards. Einige Prozesse wie die Dokumentation und Protokollerstellung können automatisiert und transparent erfolgen. Diese Vorteile führen zu effizienteren, wirtschaftlicheren Arbeitsabläufen, die den Aufwand und die Fehleranfälligkeit reduzieren. In der Folge können mit gleichen Ressourcen mehr Projekte bearbeitet werden. Es entsteht also eine Skalierbarkeit des Projektumfangs.

Nicht alles muss perfekt integriert sein. Aber alles sollte sinnvoll verbunden und bewusst ausgewählt sein – passend zur Unternehmensgröße und -struktur. Jeder Baustein (z. B. AVA oder CRM) wird nur dann eingeführt, wenn er vorher durchdacht wurde – technisch, menschlich und organisatorisch. Der Weg zur sinnvollen Integration von Software führt über die Strukturanalyse (Ist-Analyse) und die Definition der Ziele (Kollaborationsgrad, Digitalisierungstiefe) zur schrittweisen Integration einzelner Systeme. Es folgen Tests anhand von Pilotprojekten und die Standardisierung und Dokumentation. Ausführlich wird dieser Weg im Kapitel Digitalisierung beschrieben.

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