Grundlagen Qualitätsmanagement

Für optimale, effiziente Prozesse im Planungsbüro und zur Überprüfung der damit erreichten Ergebnisse sollte auch in kleinen Büros ein regelmäßiges Qualitätsmanagement etabliert sein. So lassen sich ineffiziente Prozesse aufdecken, wiederkehrende Fehler vermeiden und einheitliche, zeitsparende Arbeitsroutinen einrichten. Aber wie erfolgt ein solches Qualitätsmanagement?

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Messbare Qualitätskriterien

Im Rahmen einer Qualitätsplanung braucht es zunächst genaue Bewertungskriterien für Prozesse oder Produkte, damit die Anforderungen objektiv und klar sind und sich verlässlich überprüfen lassen. Dafür gibt es verschiedene Ansätze: So können Beispiele, Vorlagen und Muster idealtypische Vorgänge beschreiben, ebenso wie Prozess- oder Leistungsbeschreibungen, Diagramme, Codes oder sogar Videos und Fotos. Oft sind es auch Ziel- und Ergebnisvorgaben, anhand derer sich die erreichte Qualität überprüfen lässt.  

Qualitätskontrolle

Die Kontrolle von Prozessen oder Produkten anhand der ausgewählten Kriterien ist Teil der sogenannten Qualitätslenkung und wird häufig maschinell oder automatisiert durchgeführt, zum Beispiel bei Produkten aus der industriellen Fertigung. Andere Kriterien und Abläufe müssen manuell überprüft werden. Bei größeren Projekten erfolgt die Qualitätskontrolle oft nur stichprobenartig. Bei Organisationsabläufen im Büro, die digital von Software unterstützt werden, gestaltet sich das Qualitätsmanagement vergleichsweise einfach und präzise – sowohl in der Planung als auch in der Lenkung.

Geeignete Vorgehensweise im Planungsbüro

In Planungsbüros eignet sich die Qualitätskontrolle anhand von klaren Ziel- oder Ergebnisvorgaben. Die Methode, wie das Ziel erreicht wird, ist dann flexibel anpassbar. Das ist ähnlich wie in der HOAI, die ein Ergebnis vorschreibt, aber nicht die Arbeitsweise zur Zielerreichung. Viele Prozesse haben ein klar definiertes Ziel, beispielsweise das Erstellen einer Rechnung. Ergänzt man dieses um eine zweite Vorgabe, wie z.B. „mit minimalem Aufwand an Schritten und Eingaben“, dann rückt die Effizienz in den Fokus. Die Überprüfung, ob beide Vorgaben erreicht wurden, kann objektiv messbar erfolgen und in einem Qualitätssicherungsbericht dokumentiert werden. Die Kontrolle eines Einzelereignisses ist wenig aussagekräftig, daher sollten wiederholt und regelmäßig gleiche Prozesse mit den gleichen Vorgaben überprüft werden. So lassen sich die wiederkehrenden Fehler und strukturelle Störungen in einem Routineprozess aufdecken. 

Routine zur Störungsmeldung und Fehlerbehebung

Was tun, wenn Probleme erkannt werden? Jedes Qualitätsmanagement sollte die Möglichkeit bieten, Störungen zu melden, damit diese schnell erkannt und behoben werden. Dabei geht es nicht nur um die Korrektur einzelner Fehlerereignisse, sondern darum, einen routinierten Optimierungsprozess in Gang zu setzen. Im Rahmen der Qualitätssicherung lassen sich strukturelle Probleme offenlegen und durch Optimierungen im Ursprungsprozess zukünftig vermeiden. 

Umfang des Qualitätsmanagements

Das Vorgehen eines Qualitätsmanagements klingt umfangreich, aber wie ausführlich und genau es erfolgt, hängt maßgeblich von der Größe des Büros ab. Je größer ein Büro, desto aufwendiger das Qualitätsmanagement.

Bei kleinen Büros (bis ca. 40 Personen) genügen oft Screenshots oder Stichpunkte in einem Word-Dokument sowie eine zentrale Ansprechperson, die den gesamten Prozess inklusive Störungsbearbeitung verantwortet. Die Freigabe von Änderungen erfolgt meist durch die Büroleitung. Sinnvoll ist eine eigene E-Mail-Adresse für das Qualitätsmanagement, sodass die Verantwortung für die Aufgabe flexibel auf verschiedene Personen übertragen werden kann.

Bei mittleren bis großen Büros (41 bis 800 Personen) lohnt sich der Einsatz von Softwarelösungen zur Wissensorganisation wie einem Wiki, um das Wissen zentral zu dokumentieren. Verschiedene Softwaretools bieten die Möglichkeit, die relevanten Daten zu den Prozessen in Diagrammen, Whiteboards oder anderen Darstellungsformen zu visualisieren und auszuwerten.

Sehr große Büros (über 800 Personen) benötigen für ihr Qualitätsmanagement meistens individuelle, maßgeschneiderte Software-Lösungen. 

Qualitätsmanagement für die Einarbeitung

Ein Aspekt des Qualitätsmanagements ist die Einarbeitung neuer Talente. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess erleichtert den Einstieg, stärkt die Zufriedenheit und Bindung neuer Teammitglieder ans Unternehmen und fördert ihre schnelle Integration in laufende Projekte. Aber weil beim Onboarding zahlreiche Abteilungen, vom Projektteam, über die IT bis zur Buchhaltung, beteiligt sind, ist die Einarbeitung ein komplexer, störungsanfälliger und zeitaufwendiger Prozess. Hier hilft ein Qualitätsmanagement, Abläufe langfristig reibungslos zu gestalten.

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