Grundlagen: Projektmanagement im Architekturbüro

Nach DIN 69901 vereint das Projektmanagement Führungsaufgaben, Organisationsformen, Methoden und Tools, mit denen ein Projekt geplant, gesteuert, überwacht und zu einem festgelegten Ziel geführt wird. Im Architekturbüro umfasst das Projektmanagement konkret die strukturierte Steuerung und Leitung eines Bauprojekts von der ersten Aufgabenklärung und Zielsetzung bis zur Bauüberwachung und dem Projektabschluss.

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Neben organisatorischen Aufgaben gehören auch gestalterische, wirtschaftliche, technische, rechtliche und kommunikative Aufgaben dazu, das können u.a. sein:

• Zielklärung
• Planungskoordination
• Termin-, Kosten- und Qualitätssteuerung
• Genehmigungs- und Vergabemanagemen
• Kommunikation und Dokumentation
• Bauüberwachung und -übergabe

Verantwortlichkeiten

In der Regel unterscheidet man zwischen Projektsteuerung und Projektleitung, die jeweils einen Teil der Aufgaben übernehmen. Während die Projektsteuerung die methodische Unterstützung der Projektabwicklung durch Zeit- und Aufgabenplanung, Koordination der Beteiligten und Kontrolle über den Ablauf und die Qualität der Ergebnisse übernimmt, fallen der Projektleitung die Führung und Entscheidungsverantwortung eines Projekts zu. In kleineren Architekturbüros oder Bauvorhaben fallen Projektleitung und -steuerung oft in einer Person zusammen. Bei größeren oder komplexeren Projekten werden die Rollen meist stärker getrennt, sodass die Projektsteuerung zum Beispiel auch extern erfolgen kann.

Klare Ziele und Erwartungen definieren

Es ist unerlässlich, dass Ziele unmissverständlich formuliert und Erwartungen klar kommuniziert werden, sowohl von Auftraggeberseite als auch intern im Team. Eine gute Kommunikation ist daher einer der wichtigsten Faktoren beim Projektmanagement. Die Projektleitung übernimmt in dieser Hinsicht oft eine Doppelrolle – als Teamführung und Sprachrohr der Auftraggebenden. Sie trägt die volle Verantwortung, muss die Interessen der Auftraggebenden vertreten und alle Beteiligten umsichtig durch den Prozess führen. Ein erfolgreiches Projektmanagement sorgt für vorausschauend geplante und anpassbare Prozesse, damit Projektziele auch bei Störungen oder veränderten Bedingungen erreicht werden. Dabei helfen verschiedene Projektmanagementmethoden wie  Agil/Scrum, Kanban, iterative Planungsprozesse und die Wasserfall-Methode. Auch der Einsatz professioneller Software ist hilfreich, beispielweise für das Kosten-Controlling oder die Terminplanung. Trotz helfender Tools braucht das Projektmanagement Erfahrung und ein kooperatives Teamwork. Dabei sollen alle Projektbeteiligten ermutigt werden, Verbesserungsvorschläge, eigene Ideen und Motivationen aktiv einzubringen.

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Wie kann das Projektmanagment helfen, Risiken zu minimieren?

Ein Bauprojekt birgt stets Risiken. Um diesen wirksam entgegen zu wirken, muss das Projektmanegement notwendige Kapazitäten, Ressourcen und mögliche Engpässe frühzeitig planen und realistisch einschätzen. Für ein strukturiertes Risikomanagement kann sich die ALARP-Methode als hilfreich erweisen. ALARP steht für „As Low As Reasonably Practicable“ und meint Risiken so weit zu reduzieren, wie es mit angemessenem Aufwand möglich ist. Es geht darum, Risiken früh zu erkennen, systematisch zu bewerten, angemessen zu reduzieren und die verbleibenden Restrisiken bewusst zu dokumentieren. Als Priorisierungsinstrument empfiehlt sich die ABC-Analyse, die Elemente und Aufgaben in drei Klassen sortiert (a, b und c) – nach dem Prinzip: Nicht alle Themen verdienen gleich viel Managementaufmerksamkeit. Sie kann helfen, begrenzte Ressourcen auf die Punkte zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf den Projekterfolg haben.

Organisation von Besprechungen und Dokumentation

Ein weiteres Aufgabenfeld umfasst die Kommunikation und Dokumentation, sowohl von Besprechungen als auch des gesamten Prozesses. Um Besprechungen möglichst effizient zu gestalten, sollten sie gut vorbereitet sein. Eine strukturierte Agenda mit festen Anfangs- und Endzeiten pro Punkt erleichtert die Einhaltung des Zeitrahmens. Wurde die Agenda im Vorfeld verschickt, können sich alle Beteiligten besser vorbereiten. Die ersten Meetings eines neuen Projekts dauern erfahrungsgemäß länger. Nach einer Eingewöhnungsphase sollten regelmäßige Termine (Jour Fixe) fester Bestandteil des Projektmanagements sein.

Zudem ist die Wahl eines einfachen Dokumentationsmittels ein wesentlicher Erfolgsfaktor – die Komplexität steigt im Laufe eines Projekts ohnehin an. So kann für die Protokollierung von Besprechungen anstelle ausführlicher Sitzungsprotokolle eine Liste offener Punkte (LOP) zielführender sein. Diese erfasst die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten in komprimierter Form.

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Modellbasierte Kommunikation

In immer mehr Projekten kommt Building Information Modeling zum Einsatz – eine modellbasierte Planungsmethode. In einem digitalen 3D-Modell, dem BIM-Modell,  können neben der reinen Geometrie auch alphanumerische Informationen gespeichert und ausgetauscht werden. Alle Planungsbeteiligten greifen auf eine gemeinsame Datengrundlage zu, was den gesamten Prozess insgesamt erheblich transparenter macht und Informationen an einem Ort bündelt. 

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