Zeiterfassung: Arten

Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass in Deutschland die Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtend ist. Dies bestätigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022. Seither sind Arbeitgebende verpflichtet, Mitarbeitenden ein System zur Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen und zu gewährleisten, dass dieses auch zur Arbeitszeiterfassung verwendet wird.

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Zeiterfassung muss dabei aber nicht heißen, dass Modelle wie Vertrauensarbeitszeit abgeschafft werden müssen; die Aufzeichnung der Arbeitszeit dient zum Schutz der Arbeitnehmenden, indem die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz und damit der gesetzlich geregelten werktäglichen Arbeitsstunden, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden.

Zwar kann die Aufgabe der Zeiterfassung an die Arbeitnehmenden delegiert werden, doch heutige Arbeitsmodelle wie flexible Arbeitszeiten in der New Work, Homeoffice oder Remote Work stellt Arbeitgebende diesbezüglich vor organisatorische Herausforderungen. Die Stechuhr kann für ein modernes Büro also nicht alleiniges Mittel zur Zeiterfassung sein. Doch es gibt mittlerweile zahlreiche Alternativen, die nicht nur für Arbeitnehmende den Aufwand minimieren, sondern auch nützliche Zusatz-Features bieten:

• In der Einführung wohl den geringsten Aufwand macht die manuelle Zeiterfassung, in der die Mitarbeitenden handschriftlich auf Papier ihre Arbeitszeiten notieren. Die manuelle Zeiterfassung ist für die Mitarbeitenden oft aufwendig, ist weder im Sinne eines digitalen, papierlosen Büros, noch bietet diese Form einfache Möglichkeiten der Auswertung.
  
  
• Komfortabler ist die elektronische Zeiterfassung. Hier wird die Arbeitszeit über digitale Systeme, beispielsweise über Tabellenkalkulationen, spezielle Software, Handy-Apps oder Online-Tools festgehalten. Arbeitgebende können Projekte teilweise mit Budgethinterlegung und Leistungsphase/Aufgaben eingegeben, sodass die Arbeitnehmenden ihre Zeiten nur noch auf die Projekte buchen müssen.
  
  
• Während die traditionelle Stempeluhr lediglich Arbeitsbeginn und -ende erfassen konnte und jeder Mitarbeitende seine Stempelkarte haben musste, können moderne Systeme Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen und werden damit dem BAG-Urteil gerecht. Sie können außerdem über digitale Funktionen verwaltet werden. Statt über die Stempelkarte kann das Einloggen mittlerweile mit RFID-Chips, Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Iris-Scan erfolgen.
  
  
• Den wenigsten Aufwand für die Mitarbeitenden bieten Sensoren, die in Bürostühlen, Computern oder in Arbeitsräumen und an Arbeitsinseln der automatischen Zeiterfassung dienen. Sie erkennen die Anwesenheit und Aktivität von Personen. Die aufgenommenen Daten können durch die Mitarbeitenden überprüft, ggf. bearbeitet und als Zeiteinträge gespeichert werden.

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Mit modernen Systemen dient die Zeiterfassung nicht nur der Pflichterfüllung, sondern kann auch als sinnvolles Controlling-Tool zur Ressourcenplanung (Mitarbeitende, Budget), Urlaubsverwaltung und Abrechnung genutzt werden. -ul

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