Kommunikation im Qualitätsmanagement

Bauen ist enorm komplex: Beim Planen und Bauen greifen unterschiedliche Planungsteams, Gewerke und verschiedene, oft kleinteilige Prozesse ineinander. Dabei können unzählige Einflussfaktoren den Planungs- und Bauablauf stören, wie u.a. die Vorgehensweise der einzelnen Prozessbeteiligten, die eingesetzte Planungs- und Bautechnik, die Organisation von Teams und Verantwortlichkeiten, die Bauweise und das Baumaterial, sowie Faktoren wie die Baustellenlogistik. Am Ende führen Störungen und Fehler zu schwierigen Haftungsfragen und zu Baukostensteigerungen. Sie bergen also ein konkretes Risiko für die Beteiligten.

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Qualitätssicherung durch Transparenz und Kommunikation

Ein Qualitätsmanagement, das auf transparenter und durchgängiger Kommunikation fußt und den gesamten Planungs- und Bauprozess begleitet, kann Risiken deutlich minimieren und Bauprozesse sicherer gestalten. Auch intern profitieren Architekturbüros von einem Qualitätsmanagement mit offener Kommunikation: Transparenz hilft, Ressourcen besser einzuteilen, Entscheidungen im Management oder im Projekt nachvollziehbar zu machen, Missverständnisse und Fehlinformationen zu vermeiden. Mit einer standardisierten und kommunizierten Dokumentation lassen sich zudem Prozesse auswerten, Probleme frühzeitig erkennen und typische Fehler zukünftig vermeiden.

Informationen mithilfe digitaler Tools erfassen und kommunizieren

Was nach Mehrarbeit klingt, kann im Gegenteil mithilfe digitaler Tools die Prozesse vereinfachen. Auf den Planungs- und Bauprozess zugeschnittene QM- und Projektmanagement-Software können Informationen und Daten bündeln, ordnen, analysieren und daraus sogar Risikoszenarien entwickeln. Das hilft, die für die Bauzeit, -kosten oder Haftung kritischen Punkte offenzulegen. So lassen sich mithilfe der Tools auch Vorgaben für Vorgehensweisen bei störanfälligen Prozessen erstellen. Kernkompetenzen der Management-Software sind ihre zentrale Vernetzung und die transparente, teils automatisierte und in Echtzeit stattfindende Kommunikation und Information – eine gute Grundlage für ein strukturiertes Qualitätsmanagement.

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Produktbeispiel

So vernetzt zum Beispiel die Projektmanagement-Software Pro Building alle Projektbeteiligten über eine zentrale Informations-Plattform. Dabei werden Pläne, Dokumente, Gesprächsprotokolle und E-Mails, Bautagebücher, sowie Mängellisten direkt im Projekt hinterlegt und lassen sich sortieren, transparent einsehen und nachvollziehen. Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Fristen sind klar zugeordnet, was die Kommunikation im Team strukturiert und Missverständnisse reduziert. Gleichzeitig ermöglicht die Software eine lückenlose Dokumentation von Qualitätsmängeln und Maßnahmen, sodass Fehler frühzeitig erkannt, kommuniziert und effizient behoben werden können. In Kombination mit Pro Business, in dem der jeweils aktuelle Status und Inhalt von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zentral und transparent erfasst wird, ist ein vollständiges Qualitätsmanagement im Architekturbüro, bei den Büro- und Projektabläufe, sowie bei der Baustellenüberwachung, möglich.

Surftipps

• www.projektpro.com > zur Software Pro building