Digitalisierung im Büro: Prozessanalyse

Projekte erfolgreich planen und bauen, das ist das Ziel eines Planungsbüros. Wie sich das erreichen lässt, hängt von verschiedenen Faktoren ab: zum Beispiel von Rahmenbedingungen wie der HOAI oder von einzelnen Personen, wie den Projektleitenden. Wer das Controlling und Management im Büro besser steuern und Abläufe optimieren möchte, der muss sich mit der Digitalisierung der Prozesse befassen. Dieser Begriff ist allgegenwärtig, bleibt aber oft unkonkret. Für den Prozess der Digitalisierung braucht es daher zuerst eine Analyse der üblichen Büroabläufe.  

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Klares Ziel für die Digitalisierung definieren

Viele Büros setzen sich ins „Auto“ der Digitalisierung und fahren los. Doch ohne klares Ziel fahren sie im Kreis. Digitale Werkzeuge, die Prozesse optimieren und das Büro voranbringen sollen, führen dann nicht zum Ziel und frustrieren in der Folge das Team. Der gescheiterte Versuch einer Digitalisierung hat Folgen: Die Schuld für wird dem Tool, den Beratenden oder den Personen gegeben, die die Werkzeuge und Methoden initiiert haben. Anders ist es, wenn sich Büros mit einem „Digitalisierungs-Navi“ auf den Weg machen, also mit einem klaren Ziel und einer koordinierten, flexiblen Methode. Kommt es dann zu Störungen bei der Digitalisierung, kann das Büro seinen Kurs jederzeit anpassen.

Bedarf für Digitalisierung ermitteln

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie ermöglicht Büros, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Sie kann monotone Arbeiten ersparen und schafft Zeit für sinnvollere Aufgaben. Um herauszufinden, welche Werkzeuge das Büro wirklich braucht, helfen folgende Fragen ans Team:

• Was nervt?
• Welche Prozesse und Arbeiten könnte man ersatzlos streichen?
• Wo geht noch viel Zeit verloren?

Wer sein Team befragt, sollte aufmerksam zuhören, genau und ausgiebig nachfragen („Was noch?“) und sich die Antworten in einer Tabelle notieren. Erst dann lassen sich systematisch Probleme erkennen und priorisieren. Dabei hilft es, die Mitarbeitenden zusätzlich zu ihren Gefühlen zu befragen, die mit bestimmten Prozessen und Problemen verbunden sind. Anhand dieser Prozessanalyse samt Priorisierung lassen sich Lösungen formulieren. So entsteht der individuelle Maßnahmenkatalog für die Digitalisierung des Büros.

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Priorisierung der Maßnahmen

Um Prioritäten zu setzen, ist es sinnvoll, den Aufwand einer Maßnahme mit ihrem erwarteten Nutzen abzugleichen und nach der besten Kombination aus beidem zu suchen. In die Rechnung gehen dabei nicht nur die Kosten der Digitalisierung ein, sondern auch die Verluste, die durch ineffiziente Prozesse entstehen. Diese sind oft höher als die Investition in neue Systeme. Ein häufiger Fehler in Digitalisierungsprojekten ist Perfektionismus. Wer die Problemanalyse zu umfangreich gestaltet und eine theoretisch perfekte Lösung anstrebt, kommt nicht ans Ziel. Perfektionismus verhindert hier praktische Maßnahmen. Manchmal jedoch braucht es Perfektion. So sollten zum Beispiel Schnittstellen zu bestehenden Tools und Software perfekt aufeinander abgestimmt sein. Sonst entsteht eine ineffiziente Insellösung, die langfristig neue Integrationsprobleme verursacht. Aber bei der Ermittlung des Digitalisierungsziels kann man gröber vorgehen. In der Praxis ergeben sich meist mehrere Problemfelder, die sich später individuell zu einer stimmigen Gesamtlösung zusammenfügen lassen. Verbleibende Herausforderungen lassen sich danach gezielt angehen – etwa durch Individualsoftware, kleine Zusatztools oder anpassbare Workflow-Systeme. 

Auf dieser Grundlage lassen sich die Unterschiede zwischen Büros und Tools analysieren. So kann man herausfinden, welchen genauen Bedarf es im Büro gibt und welche Lösungen am besten passen.

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