Dokument- und Planverwaltung

Im Laufe einer Gebäudeplanung und Ausführung entstehen große Mengen an wichtigen Unterlagen, darunter Pläne, Studien, An- und Verträge, Berechnungen und andere Dokumente, die im Sinne einer erfolgreichen Projektabwicklung systematisch abgelegt und archiviert werden müssen. In vielen Planungsbüros fehlt für das disziplinierte Ablegen jedoch oft die Zeit; die Folge sind unübersichtliche Verzeichnisstrukturen, fehlende Dateien und aufwändige Suchaktionen durch umständliche Benennungen und nicht einsehbare Metadaten. Der Einsatz digitaler Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) verschiebt die Herausforderungen einer zuverlässigen Dokumentenverwaltung vom physischen in den digitalen Raum. Anstelle von mit Ordnern gefüllten Wandregalen und einer zentralen Ablagestruktur auf dem eigenen Server, hilft DMS bei der effizienten Bürosteuerung.

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Digitale Dokumentenmanagementsysteme 

Mithilfe digitaler Dokumentenverwaltungssysteme können Dateien zentral gespeichert und organisiert werden. Steigt man auf ein DMS um, so können alle zum Transfer vorgesehenen Dateien einfach in den Service hochgeladen werden. Ist das Dokument im System, so werden bestimmte Dokumentinformationen ausgelesen und in eine Dokument-ID übersetzt. Die sogenannten Metadaten sind unter anderem Informationsträger mit Angaben zu Verfasser*in, Datum, Dateigröße, Speicherpfade, genutzte Softwares und dienen der Identifizierung der einzelnen Dokumente. In einer Datenbank gesichert, lassen sie sich jederzeit abrufen. Weitere nützliche Funktionen, wie die automatisierte Versionierung von Dokumenten erlauben eine übersichtliche und filterbare Archivierung und bei Bedarf sogar eine Wiederherstellung von Dateien, was den Informationsverlust sowie eine Datenbelastung auf dem Rechner oder in der Cloud verhindert.

Um den Datenschutz sensibler Informationen zu gewährleisten, sollten Zugriffsberechtigungen auf sensible Informationen in den Einstellungen aller Inhalte gesteuert werden können. Ein effektives DMS bietet Zugangskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen, die Daten vor unberechtigtem Zugriff und Verlust schützen.

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Integrierte DMS 

Ein DMS kommt selten allein – neben Systemen zur Datenverwaltung und den regulär verwendeten CAD- oder ERP-Programmen finden sich einige Überschneidungen, die zu einer Doppelung der Datenansammlung führen kann. Um das zu vermeiden, bieten Software-Entwicklungsfirmen ihre DMS-Lösungen häufig als Plug-In oder integrierte Erweiterung an. So findet man in Programmen, wie Autodesk Revit und AutoCAD integrierte Dokumentenverwaltungsfunktionen, die speziell auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer*innen zugeschnitten sind. Verknüpfte Apps ermöglichen eine zusätzliche Zugriffsmöglichkeit, die besonders auf Baustellen nützlich ist.

Entwicklung und Potenziale 

Mit der zunehmend fortschrittlichen Entwicklung künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernens werden Dokumenten- und Planverwaltungssysteme immer ausgefeilter. In der Praxis könnte das bedeuten, dass in Zukunft etwaige Änderungen an einem Projekt automatisch aktualisiert werden können. Darüber hinaus wäre dann auch prädiktive Analysen zur Identifikation potenzieller Probleme möglich.

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