Digitalisierung im Büro: Der Weg zur Digitalisierungsstrategie

Eine Digitalisierungsstrategie bildet die Grundlage, um ein Unternehmen planbar, effizient und nachhaltig in die Zukunft zu führen. Alle Maßnahmen zur Verbesserung von Abläufen sollten dazu passen. Daher kommt zur Analyse von Bürostruktur, von Arbeitsprozessen und der IT-Infrastruktur auch die Überprüfung oder Entwicklung der strategischen Ziele für die Büroentwicklung und Digitalisierung hinzu. Daraus ergibt sich eine große Menge an Informationen, die in die Digitalisierungsstrategie einfließen. Im nächsten Schritt müssen diese Informationen gefiltert, bewertet und priorisiert werden. 

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Priorisierung von Problemen und Maßnahmen

Für die Priorisierung von Maßnahmen (Punkt 12) gibt es eine pragmatische Herangehensweise: Mithilfe der „Was-nervt-dich?“-Methode lassen sich besonders störende oder ineffiziente Prozesse im Alltag schnell entdecken. Wo Prozesse negative Gefühle erzeugen (Siehe Fachwissen zum Thema: Prozessanalyse) und wegen ineffizienter oder fehlerhafter Abläufe hohe Zeitverluste entstehen, ist der Handlungsbedarf besonders hoch. Dieser Vorfilter hat zwei Vorteile: Maßnahmen, die den Arbeitsalltag konkret verbessern, zeigen Wertschätzung und bauen Vertrauen auf – eine wichtige Grundlage für Veränderungsprojekte. Zweitens hilft ein Vorfilter, im oft unübersichtlich großen Handlungsbedarf die wirksamsten Aufgaben sichtbar zu machen.

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Auch nach dem Vorfilter verbleiben oft viele drängende Aufgaben. Diese lassen sich mithilfe zweier Kriterien weiter priorisieren: die sogenannten Verzögerungskosten – wie sie im Artikel „Grundlagen zur Software“ beschrieben werden – sowie der geschätzte Umsetzungsaufwand. Sind die Verzögerungskosten sehr hoch oder ist der Umsetzungsaufwand sehr niedrig, so können diese Aufgaben zuerst angegangen werden. Dazu empfiehlt sich die Einteilung der Aufgaben in sinnvolle Kategorien, wie z.B.:

• Schulungen und Weiterbildungen
• Software-Ausschreibungen
• Software-Konfigurationen
• Prozessverbesserungen
• Prozesseinführungen

Bei der Priorisierung der Aufgaben sollte man immer wieder überprüfen, ob die geplanten Lösungen zu den strategischen Zielen des Büros und in die bestehende IT-Infrastruktur passen. Nur so lassen sich Insellösungen vermeiden, die nicht aufeinander abgestimmt sind und dadurch neue Probleme erzeugen. Eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie lebt von reibungslosen Schnittstellen und einem ganzheitlichen Blick auf alle Systeme.

Fachwissen zum Thema