_Controlling und Management

Der formale Planungsprozess startet normalerweise mit einem Vertrag zwischen dem Planungsbüro und den Auftraggebenden. Der Vertrag, mit dem eine konkrete Beauftragung und eine Planung beginnen, regelt üblicherweise den Leistungsumfang, den Zeitrahmen, das Budget und die Verantwortlichkeiten des Projektes. 

Manchmal sind der Beauftragung schon Projekte vorausgegangen, wie z.B. eine Konzept- oder Vorplanung oder eine Machbarkeitsstudie. Diese sind als eigenständige Projekte meist bereits abgeschlossen, bilden aber die inhaltliche Grundlage für den folgenden Planungsprozess. Dazu kommen bestehende, bürointerne Regelungen, auf deren Grundlage eine Planung erarbeitet wird: Das sind zum Beispiel die CAD-Richtlinie und Standards zur CAD-Nutzung, zur Arbeitsstruktur und zur Ablage digitaler Pläne. Geregelt ist außerdem das bürointerne Anlagenkennzeichnungssystem, das zum Beispiel eine Nummern-/Bezeichnungslogik von Bauteilen oder Systemen vorgibt. Auch ein internes Organisations- oder Projekthandbuch ist Grundlage für den Planungsprozess, denn hier werden beispielsweise die Vergabe von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Organisation für Planung, Freigabe und Dokumentation geklärt. 

Voraussetzung für den reibungslosen Planungsprozess ist, dass die bürointernen Standards regelmäßig geprüft und aktualisiert werden (siehe Fachwissen zum Thema: Grundlagen Qualitätsmanagement). Mit diesen Vorgaben, also Vertrag und interne Regelungen, startet ein Planungsprozess. Er endet erst mit der dokumentierten Abnahme, bzw. Freigabe der Planung durch die Projektleitung und die Auftraggebenden. 

Der iterative Planungsprozess

Der eigentliche Planungsprozess ist grundsätzlich iterativ – er entwickelt sich zwar in eine Richtung, nämlich vom Groben ins Detail, verläuft aber nicht linear, sondern zyklisch gesteuert und mit regelmäßigen Wiederholungen. Das bedeutet, in jedem Zyklus werden Ergebnisse überprüft, angepasst, verfeinert bis sie freigegeben sind. Das Feedback aus vorherigen Phasen fließt in den Prozess ein und führt zu Überarbeitungen. Dadurch ergibt sich ein enormes Einsparpotenzial, denn Unstimmigkeiten lassen sich früh feststellen, was Kosten und Zeit für nachträgliche Änderungen vermeidet. Gleichzeitig steigt aber auch das Fehlerpotenzial: Denn mit wiederholten Überarbeitungen können Informationen verloren gehen, Planungsstände voneinander abweichen oder Schnittstellen und Verantwortlichkeiten übersehen werden. Der Abstimmungs-, Koordinations- und Dokumentationsaufwand wächst im iterativen Prozess und mit der Zahl der Beteiligten. Daher ist es wichtig, dass alle Beteiligten stets dieselbe Sprache sprechen und auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Der iterative Planungsprozess verlangt also ein hohes Maß an Kommunikation, Nachverfolgung und Präzision, besonders bei vielen Beteiligten. Damit das gelingt, gibt es analoge und digitale Werkzeuge, die im Büros etabliert und zur Routine gehören sollten.

Analoge Werkzeuge

Einweisungen und Schulungen zu bürointernen Planungsstandards sollten regelmäßig erfolgen. Auch routinierte Projektmeetings sind in den meisten Büros etabliert. Darüber hinaus gibt es viele analoge Formate, um alle Beteiligten auf Planungs- und Kundenseite ins Boot zu holen: Feedbackrunden, Befragungen, Workshops und thematische Schulungen helfen, allen Beteiligten die notwendige Kompetenz und Projekteinsicht zu geben und frühzeitig einzubinden. 

Digitale Werkzeuge: 

Building Information Modeling (BIM) ist sicher die Planungsmethode, die iterative Planungsprozesse am stärksten prägt. BIM macht die mehrfache Überarbeitung von analogen Plänen hinfällig und lässt stattdessen die Überprüfung von Kollisionen und Varianten direkt im digitalen Modell zu. Der aktuelle Planungsstand, sowie mögliche Knackpunkte und Fehler sind für alle verfügbar und nachvollziehbar – in einem gemeinsamen digitalen Modell.  

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Projektmanagement- und Controlling-Software, die Projektabläufe samt der dazugehörigen Kommunikation und Dokumente auf einer Plattform bündelt und für mehrere Beteiligte offen und aktuell darlegt. Ein digital geführtes Mängelmanagement (siehe Fachwissen zum Thema: Mängelmanagement) ermöglicht per Ticketsystem oder Aufgabenvergabe eine lückenlose Dokumentation, sodass die Beteiligten über den gesamten Planungsprozess, über alle Änderungen und Entscheidungen sowie den Anpassungs- und Handlungsbedarf stets aktuell informiert sind. 

Softwarelösungen haben den iterativen Planungsprozess vereinfacht, es gibt sinnvolle Lösungen für die einzelnen Funktionen und Teilbereiche oder aber auch Software, die mehrere Funktionen z.B. Kommunikation, Mängelmanagement und Controlling verknüpft. Da heute zahlreiche Hersteller Softwarelösungen für den iterativen und kollaborativen Planungsprozess anbieten, empfiehlt sich eine Software-Ausschreibung. Vorab sollte genau analysiert werden, welche Prozesse abgebildet werden müssen, um eine passgenaue Lösung zu finden. 

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