Digitalisierung im Büro: Strukturanalyse

Planungsbüros müssen die eigene Struktur und Arbeitsweise gut kennen, um zu wissen, welche Controlling- und Managementlösungen für sie infrage kommen. Dabei erfolgt die Analyse der Bürostruktur unter drei Aspekten: den strukturellen, den operativen und den strategischen Faktoren. 

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Strukturelle Faktoren: Analyse des Bürotyps

Die Analyse der Bürostruktur ermöglicht einen Überblick über die grundlegende Ausrichtung des Büros und dessen Managementanforderungen. 

• Die Bürogröße lässt erahnen, wie flexibel oder resistent Prozesse im Büro sind. Ein kleines Büro gleicht einem wendigen Motorboot – flexibel, schnell, aber anfällig für externe Einflüsse. Ein großes Büro verhält sich eher wie ein Frachter – stabil, aber schwerfällig bei Entscheidungen und Veränderungen. 
  
  
• Die Branche definiert den Planungshorizont und die durchschnittliche Nutzungsdauer von Prozessen und Anschaffungen. Auch die Einhaltung bestimmter Normen und Regelwerke ist branchenabhängig.
   
• Die Beziehung zu den Kunden bestimmt, inwieweit diese sich in digitale Systeme einbinden lassen, um zum Beispiel die Kommunikation automatisch, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Das sichert Arbeitsabläufe, auch wenn zuständige Mitarbeitende wechseln. 
  
  
• Der Führungsstil und die Hierarchie in einem Büro bestimmen Zuständigkeiten und Entscheidungsprozesse. Diese können zentralisiert oder dezentral verteilt sein. Die Verantwortung kann bei einzelnen Teammitgliedern, bei den Projektleitenden oder in der Führungsebene liegen. Dementsprechend variieren die dazu passenden digitalen Werkzeuge.
  
  
• Zuständigkeiten verteilen sich nicht nur auf unterschiedliche Personen und Positionen, sondern möglicherweise auch auf verschiedene Standorte. Auch hier gibt es zentrale oder dezentrale Prozesse. Standorte können integriert oder autonom agieren. In der Praxis findet sich meist eine Mischform; daher sind eine transparente Strukturierung und Dokumentation essenziell.
  
  
• Auch Vorlieben sind wichtig: Das eine Büro präferiert schlanke, spezialisierte Tools, die einzelne Prozesse optimieren. Andere setzen auf eine zentralisierte, breit gefächerte Lösung für viele verschiedene Themenbereiche.
  

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Operative Faktoren: Arbeitsweise von Teams und Abteilungen

Die operativen Faktoren beschreiben die tägliche Arbeitsweise eines Teams und beeinflussen die Anforderungen an ein funktionierendes Controlling- und Managementsystem. Sie ähneln teilweise den strukturellen Aspekten, beziehen sich aber auf die Arbeitsweise auf Team- bzw. Abteilungsebene. 

• Teams mit Baustellenverantwortung oder Kundenkontakt sind oft unterwegs. Dann müssen sie jederzeit auf alle relevanten Informationen jederzeit zugreifen können. Die Mobilität der Teams entscheidet, ob cloudbasierte oder lokal installierte Systeme besser geeignet sind.
  
  
• Auch die Verflechtungen und Schnittstellen zwischen den Teams entscheiden, inwieweit ein Controlling-System auf verschiedene Bereiche übergreifen sollte. Büros müssen überlegen, welche Abteilungen im System integriert sein sollen und wie externe Dienstleistungen sinnvoll angebunden sind.
  
  
• Die Büro- und Teamkultur und die Einstellung der Mitarbeitenden bestimmt, wie diese neu eingeführte Tools akzeptieren und nutzen. Technikaffine Teams tun sich vermutlich leichter als analog arbeitende. Einfluss hat auch, wie künstlerisch frei oder wie strukturiert, wie detailorientiert oder generalistisch Büros und ihre Teams arbeiten.
  
  
• Die bestehende IT-Landschaft hat einen großen Einfluss darauf, welche neuen Lösungen sich sinnvoll integrieren lassen. Relevante Softwaretypen sind SaaS (browserbasierte Cloud-Lösungen), Client-Installationen (lokale Programme wie PDF-Software), Serverinstallationen (lokal installierte, aber zentral verwaltete Software) und mobile Apps. Dabei benötigen die Schnittstellen zwischen den bestehenden Systemen besonders viel Aufmerksamkeit.
  
  
• Ein effizientes Controlling- und Managementsystem basiert auf zuverlässiger Hardware und einer stabilen Netzwerkinfrastruktur. Oft sparen Büros an der Netzwerkqualität, was zu Produktivitätsverlusten führt. Die Hardware sollte optimal zur Software und zur Arbeitsweise im Büro passen.

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Strategische Faktoren: Langfristige Planung

Bei den strategischen Faktoren rücken perspektivische Büroentwicklungen in den Fokus. Um eine langfristige Strategie für Controlling- und Managementlösungen zu entwickeln, sollten Büros ihre Flexibilität, langfristige Kostenentwicklungen und Arbeitsprozesse einschätzen: 

• Wenn ein Büro mit einem dynamischen Wachstum oder mit sich verändernden Aufgaben rechnet, verändern sich voraussichtlich auch zukünftige Arbeitsweisen, Standorte und die Anforderungen an technische Infrastrukturen. Diese strategisch-perspektivische Einschätzung zur Flexibilität hilft zu entscheiden, ob Lösungen langfristig tragfähig sein müssen oder kurzfristige, leicht anpassbare Systeme besser geeignet sind. So können Büros strategische Fehler und langfristige Kostenfallen vermeiden.
  
  
• Eine detaillierte Übersicht über die Lizenzkosten bestehender Software hilft dabei, ungenutzte Tools zu identifizieren, Kosten zu optimieren und bessere Integrationen zu ermöglichen.

Fazit

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