Digitalisierung im Büro: Grundlagen zur Software

Für die Digitalisierung von Prozessen im Büro gibt es unterschiedliche Software-Tools, die sich nach ihrer technischen Verortung in vier Gruppen einteilen lassen: Cloud-basierte Lösungen, lokal installierte Programme, auf einem Server installierte Programme und mobile Apps.

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SaaS (Software as a Service)

SaaS sind browserbasierte Cloud-Lösungen, wie zum Beispiel LinkedIn oder Google Workspace. Sie sind einfach entwickelt und bereitgestellt und bieten einen großen Funktionsumfang. Die Wartung und Aktualisierung mit Updates, Upgrades und anderen Änderungen, sowie die Speicherung der Inhalte erfolgt durch das Unternehmen, das die Software anbietet. Das ist zunächst komfortabel für die Büros und erspart den Wartungs- und Sicherungsaufwand. Büros können plattformunabhängig und von überall auf die Inhalte zugreifen und teilen. Voraussetzung für die Nutzung browserbasierter Cloud-Lösungen ist eine Internetverbindung, offline sind sie nicht nutzbar. Diese Flexibilität und der Komfort bedeuten aber, dass Büros keine Kontrolle über Änderungen an der Software (z.B. über Updates) und nur eingeschränkt Kontrolle über die Daten und Serverstandorte haben. SaaS-Lösungen lassen sich nicht direkt in lokale Systeme und Betriebssysteme integrieren oder migrieren und brauchen für mobile Endgeräte meist eine spezielle App.

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Client-Installationen

Client-Installationen sind lokal auf einem Rechner installierte Programme, wie z.B. eine pdf-Software. Diese fügen sich nahtlose ins Betriebssystem und die damit verbundenen Funktionen wie Kontextmenüs, Autostart, Drucker oder E-Mail-Funktionen. Sie können also gut mit anderen lokalen Systemen kombiniert werden und lassen sich mit Sonderlösungen einfach erweitern. Durch die lokale Verortung ist die Reaktionszeit der Software kürzer, die Leistung höher und ihre Offline-Nutzung kein Problem. Büros behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und Updates, müssen sich im Gegenzug aber auch um Wartung und Sicherung selbst kümmern. Der Support, die Lösung bei technischen Problemen wie nicht kompatible Updates, die Erweiterung der Infrastruktur für ein wachsendes Team und ein eigenes Backup-Management bedeuten mehr Aufwand.

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Serverinstallationen

Serverinstallationen sind lokal installierte Programme, die aber zentral verwaltet werden. Ihre Vorteile entsprechen denen der lokal installierten Systemen: Sie lassen sich also gut in Betriebssysteme und Anwendungen integrieren, offline nutzen und haben eine hohe Leistung. Die zentralisierte Verwaltung erleichtert zudem die einheitliche Wartung der IT-Infrastruktur und die korrekte Sicherung der Daten. Alle Teams greifen auf denselben Datenbestand zu und können so auf stabile Anwendungen vertrauen. Tatsächlich sind Client-Installationen oft von einer Serverinstallation abhängig, um eine Datenkonsistenz und eine stabile Anwendung zu gewährleisten.

Mobile Apps

Mobile Apps sind oft in Kombination mit SaaS oder Cloud-Diensten verfügbar, können aber auch mit lokalen Serverinstallationen genutzt werden. Sie lassen sich einfach installieren und in Betriebssysteme integrieren. Über Apps sind wichtige Informationen jederzeit auf mobilen Endgeräten abrufbar und lassen sich mobil und handlich weiterverarbeiten. Gerade für jüngere Generationen gehören Apps einfach dazu. Dabei haben Apps in der Nutzung auch einige Nachteile: Sie benötigen eine stabile Internetverbindung und haben meist einen eingeschränkten Funktionsumfang. Auch mobile Endgeräte selbst setzen der Nutzbarkeit von Apps durch einen begrenzten Speicherplatz und kleinen Bildschirmen Grenzen.

Software nach Aufgabenfeld

Software-Tools lassen sich nicht nur anhand ihrer Verortung, sondern auch über ihre Funktion eingruppieren: So gibt es spezialisierte Tools, die gezielt ein bis drei konkrete Probleme lösen (z. B. Add-ins in Outlook). Komplexere Software widmet sich einem gesamten Problembereich (z. B. CRM-Systeme). Integrierte Unternehmensplattformen vernetzen und kombinieren verschiedene Software-Bereiche innerhalb eines Unternehmens.

Lizenzkosten und Support

Anhand der genannten Vor- und Nachteile können Büros einschätzen, von welchem Typ eine passende Softwarelösung sein sollte. Dazu kommen die Überlegungen zu einem geeigneten Modell für Lizenzkosten. Es gibt einmalig bei Anschaffung bezahlte Lizenzen, Lizenz-Abonnements und nutzungsabhängige Abrechnungsmodelle. Auch die unterschiedlichen Vertragsinhalte, die sogenannten Service Level Agreements (SLA), sind entscheidend. Sie regeln zum Beispiel Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten des Supports bei Problemen und den Umfang eines Supports. Vertragslaufzeiten und Ausstiegsmöglichkeiten sind weitere Auswahlkriterien. Beachten sollte man zudem die Initialkosten, die eine neue Software zusätzlich verursachen. Das kann zum Beispiel eine kostenpflichtige Konfiguration im Betriebssystem oder einer Anwendungssoftware sein, die für die Kompatibilität neuer Software zu bestehenden Systemen notwendig sind.

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Mehrwert gegenrechnen

Den Lizenzkosten steht der Mehrwert einer Software gegenüber. In die Rechnung gehen die versteckten und permanenten Kosten einer ineffizienten Arbeitsweise ein. Wenn eine Software das Risiko für Fehler und Ausfallzeiten reduziert, den Workflow optimiert und neue Funktionen ermöglicht, dann spart sie Ressourcen, die sich direkt oder indirekt monetär auswirken. Auch weiche Faktoren wie eine höhere Zufriedenheit im Team und eine Bindung der Angestellten ans Unternehmen wirken zeit- und kostensparend. Auch die Dringlichkeit einer Verbesserung von Prozessen sollten Büros berücksichtigen. Diese Faktoren bilden die sogenannten Verzögerungskosten, also Kosten, die entstehen, weil Optimierungsmaßnahmen nicht umgesetzt werden.

Fazit

Die Wahl der richtigen Software ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Besonders wichtig ist es, einen ausgewogenen Ansatz zwischen Funktionsumfang, Kosten und Benutzerfreundlichkeit zu finden. Ein Alleskönner-Tool ist oft zu überladen für kleine Büros, spezialisierte Software kann zu viele Einschränkungen haben. Eine bewährte Grundregel lautet: „Der Teuerste ist nicht immer der Beste, aber der Günstigste ist es fast nie!“

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