Digitalisierung im Büro: Die Prozessmatrix

Ein Prozess ist eine Abfolge von Aufgaben, die zu einem festgelegten Ergebnis führen. Dieses Ergebnis sollte in einem bestimmten Rahmen eine nötige Flexibilität bieten. Mitunter besteht ein Prozess aus mehreren Teilprozessen, die jeweils ein Zwischenziel haben. Prozesse haben oft Schnittstellen zwischen Abteilungen oder zwischen analogen und digitalen Abläufen. 

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Eine Rechnung wird beispielsweise von der Buchhaltung erstellt, der Leistungsstand kommt von den Projektverantwortlichen, die Freigabe erfolgt durch die Geschäftsführung. Medienbrüche entstehen, wenn Informationen von einer Software in eine andere übertragen oder ausgedruckt und händisch verarbeitet werden. 

Prozesse im Zusammenhang abbilden

Ein Prozess ist oft länger als anfangs vermutet, denn ihm gehen andere, notwendige Aufgaben voraus oder sie folgen. Zudem braucht jeder Prozess einen Auslöser (Trigger). Bei der Rechnungsstellung könnte das ein im Vertrag festgelegtes Rechnungsdatum oder ein Abrechnungsturnus sein. In diesem Fall wirkt die Prozessoptimierung bis in die Vertragsverhandlungen hinein. Um ein detailliertes Bild der Aufgaben, Beteiligten und Tools zu erhalten, hilft eine einfache Fragetechnik, vom Groben ins Detail, und eine chronologische Auflistung der Punkte, die mit der Rechnungserstellung zusammenhängen. So zeigen sich alle Aufgaben im Prozess, alle beteiligten Personen und die genutzten Softwarelösungen.

Mit der Matrix den Handlungsbedarf erkennen

Die Daten lassen sich in einer Matrix abbilden und zeigen so übersichtlich, wer, was, wann und wo zu diesem Prozess beiträgt. Die Matrix offenbart auch fehlende oder fehlerhafte Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und Software-Tools. So lässt sich ein Bedarf ermitteln, Fehlendes ergänzen und Schwachstellen korrigieren. Kleine Prozesse werden einzeln sichtbar, ebenso ihre Vernetzungen und Schnittstellen innerhalb eines größeren Prozesses oder Systems.

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Prozesse digitalisieren

Um Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren, sollte man sie zuerst anhand der Matrix offenlegen und sinnvoll unterteilen. Das erleichtert die Wahl der geeigneten Software: Bei der Digitalisierung einzelner Teilprozesse können spezialisierte Tools zum Einsatz kommen, die aber eventuell nicht miteinander kommunizieren. Andererseits können bei der Digitalisierung eines gesamten Prozesses mit einer einheitlichen „Alleskönner“-Software sinnvolle, spezifische Funktionen wegfallen. Es gilt daher zu überlegen, welche Prozesse wie lange dauern, wie sie verknüpft sind, wer sie anstößt und bearbeitet und wie sie sich sinnvoll digitalisieren lassen. 

Weitere Fragen dazu sind: Welche Prozesse lassen sich standardisieren, wo brauchen sie Flexibilität? Welche Teile laufen analog, welche digital? In welchem Rahmen (direktes Gespräch, E-Mail, Software-Workflow) finden sie statt? Welche Software übernimmt also welchen Teil und wo liegen welche Schnittstelle zu anderen Softwarelösungen? Damit rückt der Fokus auf die Schnittstellen der Software und auf die Menschen, die diese bedienen. 

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